Att göra mer med mindre
Karolina Backlund Höglund
Publicerat: 10 mars 2023
Vi på Gibon pratar gärna och ofta med våra kunder om att vi ska kunna arbeta effektivt och produktivt.
Microsoft menar att vi kan lyckas genom att ”göra mer med mindre” om vi lär oss att hänga med och jobba ”rätt”. Att vi skapar förutsättningarna för det.
En del företag vet inte i vilken ände de ska börja då de ska göra sin digitaliseringsresa.
Jobbar vi effektivt och är produktiva så kan vi göra mer med mindre. För att kunna jobba effektivt och bli produktiva behöver vi göra mer med mindre.
Nu blev det snurrigt.
Jag har nedan satt ihop en plan, en grund ni kan utgå och tänka utifrån. Grunden ska leda till att ni till slut kan göra mer med mindre för er verksamhet.
- Se till så att ni har en samsyn på arbetsplatsen över hur ni jobbar med gemensamma dokument, projekt, kommunicerar & er kultur
- Nu har ni en samsyn – har ni alla förutsättningarna rent arbetsmässigt? finns kompetensen för alla att bidra till samsynen? Om inte, gör en insats och sätt en grund, en hygien-nivå för alla att känna sig trygg i
- Alla börjar nu jobba som ni överenskommit, följ upp och stötta varandra. De som behöver extra stöd, visa dom genom att ni andra fortsätter göra rätt och ha tålamod
- Nu är det dags att fundera över vad ni kan göra mer effektivt, finns det appar som kan hjälpa er? Ta reda på: Vilka digitala plattformar är bäst för vår verksamhet? Jobbar ni i för många appar kan det bli rörigt och då inte effektivt. Håll er till samsynen, t ex. jobba med gemensamma dokument i Teams, för de som väljer att hålla sig kvar och t ex. maila internt från Outlook istället – nyttja Power Automate för att automatiskt få med deras kommunikation in i Teams. (Här är det en bra investering att nyttja kompetens från extern partner som hjälper till med en översyn)
- Nu har ni övergått till att ha en samsyn samt prata öppet om att ni kan göra mer med mindre, förutsatt att ni får ett alltmer digitalt arbetssätt. Nästa steg är att fortsätta kompetenshöja och ta detta till att bli en vana. Om ni ska kunna klara av att göra mer med mindre så behöver ni ständigt ha detta på er ”agenda”. Ständigt hitta förbättringsområden. Ett förslag är att utse ett ”förbättrings-råd” som ansvarar och driver detta framåt. Finns inte kompetensen internt, ta hjälp av en extern partner som har kompetensen och kan informera er om utvecklingen (som sker snabbt), nya funktioner och säkerhets aspekter att ta hänsyn till. Som kan hjälpa er hur detta skulle se ut för er del.
- Sätt en årsplan, år efter år. Lär er mer funktioner om de appar ni använder, i takt med hur er verksamhet förändras.
- Glöm inte fira! Glöm inte mäta era framgångar. Viktigt att ni byter ut era KPI:er för hur ni ska mäta er digitaliseringsresa, att de lirar med den verklighet ni står i nu. Om ni inte har tagit fram några KPI:er tidigare – då är det dags att göra det NU.
Det här ska ni leva med för evigt så gör detta:
- Fatta beslutet till att påbörja er digitaliseringsresa
- Påbörja förändringen, både i arbetssätt & förändringsresan hos medarbetare – ha gemensamt tålamod!
- Anpassa och utveckla hela tiden därifrån ni står idag, detta är inte en engångsinsats
- Fira framgångarna
Vi på Gibon vet att detta inte är lätt att göra ensam. Gibon365 skapar långsiktiga relationer med våra kunder. Gibon365 vet också att det här ska vi leva med för evigt. Vi tänker långsiktigt och därför är detta något vi anpassar för våra kunders verksamhet på bästa sätt.
Jag själv jobbar varje dag i Gibon365, det gör att jag kan utföra “mer med mindre”. Jag kan arbeta säkert, enkelt och vara produktiv. Det låter enkelt, och vet du vad? Det var inte så svårt då jag hade bestämt mig, och det blev mycket roligare också.
Karolina
Affärs – och produktivitetsutvecklare
