Microsoft Teams är ett kraftfullt och flexibelt verktyg som samlar kommunikation och samarbete på en och samma plattform. Det är användarvänligt och erbjuder egentligen allt du behöver för att arbeta effektivt och organiserat.
Här förklarar jag, Roberth Karlsson hur verktyget har förändrat mitt sätt att arbeta på, både ensam och i grupp. Jag berättar också om de funktioner jag använder mig mest av och varför.
✍️Skapa och organisera team och kanaler
När jag började använda Teams insåg jag snabbt att en bra struktur var avgörande för att arbeta effektivt. Genom att skapa olika Team för diverse projekt eller avdelningar kan jag hålla alla konversationer och filer på rätt ställe. För att hålla diskussionerna fokuserade skapar jag olika kanaler för specifika ämnen och teammedlemmar. Detta hjälper mig att hålla koll på allt utan att bli överväldigad.
👨💻Kommunicera på flera sätt
En av de största fördelarna med Teams är hur enkelt det är att kommunicera.
- Chatt: Jag använder chattfunktionen för korta frågor eller uppdateringar. Det går snabbt att skapa både enskilda chattar och gruppchattar, en fördel är också att jag kan dela filer direkt i konversationerna. För att få någon uppmärksammad på något specifikt använder jag @omnämnanden vilket gör att ingen missar viktiga meddelanden.
- Teamsmöten : När vi behöver ha ett möte är det enkelt att schemalägga ett Teamsmöte direkt i kalendern. Jag kan också lägga till alla relevanta personer och skicka inbjudningar. Det sparar tid, och vi kan enkelt hålla videomöten utan att behöva tänka på externa verktyg.
🤝Fildelning och samarbete i real-tid
En av de bättre funktionerna är möjligheten att dela och arbeta med filer tillsammans i realtid. Jag kan ladda upp ett dokument till en kanal eller en chatt, och alla kan börja redigera samtidigt. På detta sätt slipper vi skicka dokument fram och tillbaka via e-post.
🚀Hålla koll på uppgifter och projekt
Min Teams är kopplat till Planner och To Do, vilket gör det enklare att hantera uppgifter och hålla ordning på projekt. Jag skapar uppgifter direkt i Teams, tilldelar dem till rätt personer och sätter därefter deadlines. På detta sätt har vi koll på vad som ska göras samt när det ska vara klart.
💡Anpassa min arbetsyta
En av de saker jag tycker om med Teams är hur anpassningsbart det är. Jag kan lägga till de Team och Kanaler jag använder mest som favoriter, så att de alltid är lättillgängliga. Jag har också ställt in mina aviseringar så att jag bara får notiser om de saker som verkligen är viktiga för mig. Jag får till exempel aviseringar när någon @omnämner mig eller om ett viktigt dokument har delats, men annars får jag inte en massa störande meddelanden.
📱Arbeta var som helst och när som helst
En stor fördel med Teams är att jag kan arbeta via mobilen när jag är på språng. Om jag är ute hos kund eller arbetar från en annan plats kan jag ändå delta i chattkonversationer, kolla min kalender eller hoppa in i möten. Teams-appen på mobilen är användarvänlig och gör att jag inte alltid behöver datorn.
Teams har verkligen förändrat sättet jag arbetar på. Jag har blivit mer organiserad, mer effektiv och har bättre koll på uppgifter.
Det är dessutom enklare att samarbeta när alla har tillgång till samma verktyg och information.
Om du inte redan använder Teams – ge det ett försök, vi hjälper dig!
Kontakta ditt närmsta Gibonkontor här: https://gibon.se/vara-kontor/